5 consejos para un almacenamiento online seguro y eficaz

Debido a la mucha información que se almacena en los discos duros de nuestros equipos, es muy importante llevar a cabo un mantenimiento cada cierto tiempo para asegurarnos su buen funcionamiento. Problemas como disco duro lleno, no se pueden encontrar los datos o errores en la unidad de flash, son más habituales de lo que pudiéramos pensar. Para que esto no ocurran, desde 1&1 IONOs nos ofrecen algunos consejos.

Consejos para el mantenimiento de los discos duros

Veamos cuales son estos consejos que nos pueden evitar más de un problema.

Eliminar los datos perdidos

Debido a que los discos cada vez son más grandes, el espacio no suele ser un problema. Sin embargo, la avalancha de archivos puede ralentizar el sistema. Una buena práctica es el borrado de archivos que ya no nos hagan falta, así como los programas que no utilicemos.

Almacenamiento online en vez de disco duro

Utilizar el almacenamiento en la nube nos ofrecerá la oportunidad de poder acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando la cooperación entre compañeros. Además, también contaremos con la seguridad de que esos espacios estarán redundados y en caso de fallo, no perderemos nuestra información.

Protección de datos

Almacenar los archivos de forma centralizada en el almacenamiento online tiene muchas ventajas: Crea orden, ahorra tiempo y facilita la colaboración. Además, las autorizaciones de acceso y las aprobaciones de archivos pueden concederse simplemente haciendo clic en la administración de usuarios.

Copias de seguridad automáticas

Para mejorar la seguridad, es importante que se cuente con un sistema de copia de seguridad automático. Esto permitirá recuperar aquellos archivos que hayan sido eliminados sin querer o por algún determinado motivo.

Sincronización de datos

El almacenamiento online tiene otra ventaja, que simplifica la limpieza digital: los datos se pueden sincronizar. Si un empleado graba un documento en un país, la versión actual está disponible inmediatamente en cualquier otro lugar del mundo. Una vez instalado, el trabajo se puede hacer de manera más eficiente.

Limpieza de primavera para la bandeja de entrada del correo

El espacio de nuestro correo puede ser otro de los problemas a los que nos tengamos que enfrentar tarde o temprano. Para optimizarlo, también nos encontramos algunos consejos que podemos aplicar.

Borrado de publicidad y spam

Son muchos los correos de publicidad y de spam que se reciben a diario. Los filtros de spam y los programas de antivirus suelen ofrecer herramientas para combatirlos, pero hay que activarlos manualmente. Hacer esto puede suponer reducir considerablemente este tipo de mensajes.

Estructurar las carpetas para una mejor visión general

¿Hay de nuevo muchos correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada y es casi imposible tener una visión general? Un sistema de archivo temático con carpetas como «Ofertas y Facturas», «Proveedores», «Empleados», etc., permite una mejor organización. Otra opción es que cada proyecto tenga su propia carpeta en la que se pueden almacenar los correos electrónicos relevantes. Además, las reglas de la bandeja de entrada permiten que los mensajes de remitentes específicos o con palabras clave específicas se muevan directamente a una carpeta.

Asunto directo para respuestas más rápidas

¿El cliente ni siquiera ha respondido a la tercera demanda? Una línea de asunto especifica aumenta significativamente la probabilidad de recibir una respuesta. También se recomienda definir una estructura fija para las líneas de asunto de los correos electrónicos. Parece profesional, serio y también aumenta la usabilidad.

Clasifique los mensajes de correo electrónico por color

El marcado de los e-mails con diferentes colores garantiza la claridad y facilita el trabajo. Sólo se deben utilizar tres colores diferentes.

Un artículo de Angel

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